USŁUGI · PROCESY I OPERACJE

Uporządkowanie środowiska pracy i narzędzi - odzyskaj czas zespołu bez nowych etatów

Twój zespół rośnie, przybywa projektów, a mimo to wciąż brakuje rąk do pracy. Zanim dołożysz kolejny etat, sprawdź, ile czasu ludzie tracą na pracę o pracy: szukanie plików, przeklejanie danych między systemami, odgrzebywanie ustaleń z pięciu komunikatorów. W większości firm, z którymi pracujemy, to kilka godzin dziennie na osobę. Uporządkowanie środowiska pracy i narzędzi odzyskuje ten czas, bez potrzeby tworzenia nowych, drogich etatów czy wielkich innowacji.

ponad 100

zrealizowanych projektów doradczo-wdrożeniowych

kilka godzin

tygodniowo odzyskane na osobę w uporządkowanym środowisku pracy

ponad 10 lat

doświadczenia w układaniu procesów i narzędzi w firmach MŚP

Umów bezpłatnie konsultację Zobacz, jak pracujemy

TLDR - w skrócie

Uporządkowanie środowiska pracy w pięciu punktach

1 Czym jest

Uporządkowanie środowiska pracy i narzędzi to przegląd, odchudzenie i ułożenie od nowa systemów, na których pracuje Twój zespół, tak aby wspierały pracę zamiast ją utrudniać.

2 Dla kogo

Dla firm 10-150 osób, w których ludzie tracą czas na szukanie informacji, przeklejanie danych i walkę z rozproszonymi narzędziami.

3 Co dostajesz

Zaczynamy od audytu i rekomendacji, potem wdrażamy zmiany krok po kroku i szkolimy zespół z nowego sposobu pracy.

4 Ile trwa

Audyt zwykle 2-4 tygodnie, wdrożenie od jednego do sześciu miesięcy. Pracujemy zdalnie.

5 Efekt

Odzyskany czas ludzi, mniej frustracji i jedno spójne środowisko pracy zamiast kilkunastu przypadkowych subskrypcji. To fundament pod automatyzację procesów i wdrożenie AI.

ZAUFAŁY NAM FIRMY

Ponad 100 firm w portfolio

„Kluczowym elementem we współpracy było wdrożenie nowych rozwiązań w zakresie digitalizacji procesów związanych z zarządzanie projektami. Pozwoliło to usystematyzować i realnie poprawić efektywność pracy oraz komunikacji w wielu działach firmy.”

Sabina Brączek Dyrektor Handlowa, Członek ZarząduLimpol

„Qmatch Consulting realizowało dla nas projekt mapowania kluczowych procesów organizacyjnych zgodnie z metodyką BPMN. W związku z dynamicznym rozwojem naszej firmy oraz koniecznością usprawnienia działań operacyjnych, precyzyjne zrozumienie i uporządkowanie procesów stało się dla nas priorytetem.”

Bartosz Olszewski Prezes ZarząduZdrowit

„Za cel wybraliśmy stworzenie wzorowego środowiska pracy, które pozwoli osiągnąć wzrost i bycie liderem w swojej branży.”

Michał Grela CEOGeotest

Zobacz wszystkie referencje

Czy w Twojej firmie też słyszysz te zdania?

W firmach, z którymi pracujemy, te zdania powtarzają się regularnie. Pojedynczo brzmią niewinnie. Razem oznaczają, że środowisko pracy zjada czas ludzi zamiast im go oddawać.

Zatrudniamy kolejne osoby, a i tak wszyscy są zawaleni robotą i z niczym się nie wyrabiamy.

Połowa dnia schodzi mi na szukanie plików, maili i dopytywanie, kto co ustalił.

Płacimy za kilkanaście różnych narzędzi, a i tak nikt nie wie, w którym co się znajduje.

Nowy pracownik przez miesiąc dopytuje wszystkich dookoła, bo nigdzie nie jest spisane, jak się u nas pracuje.

Zamiast rozwijać firmę, cały czas gaszę pożary i pilnuję, żeby nic się nie zgubiło.

Chcemy w końcu wdrożyć jakąś automatyzację albo AI, ale mamy taki bałagan w narzędziach, że nie wiadomo, od czego zacząć.

Czym jest uporządkowanie środowiska pracy w Qmatch Consulting

Uporządkowanie środowiska pracy i narzędzi to usługa, w której przeglądamy, odchudzamy i układamy od nowa cyfrowe systemy Twojej firmy (komunikację, dyski, pliki, narzędzia do zarządzania zadaniami), tak aby zespół wykorzystywał je jak najlepiej, a nie tracił czas na walkę z nimi.

W praktyce oznacza to, że odejmujemy to, co zbędne, wdrażamy to, co ma sens, a ludzi uczymy pracować w jednym spójnym środowisku. Nazywamy to nowoczesnym ekosystemem firmy. Pracujemy na trzech poziomach dojrzałości cyfrowej firmy: od uporządkowania podstaw, przez integracje i proste automatyzacje, po zaawansowane rozwiązania. Poziom dobieramy do tego, na co Twoja firma jest gotowa.

To nie to samo, co mapowanie procesów ani wdrożenie automatyzacji procesów. Nie jesteśmy też firmą czysto techniczną. Nie zajmujemy się bieżącym wsparciem informatycznym, zarządzaniem uprawnieniami ani obsługą zgłoszeń. Stronę techniczną, tam gdzie jest potrzebna, ustalamy indywidualnie i realizujemy z partnerem technicznym. My odpowiadamy za projekt środowiska pracy, dobór narzędzi i przeprowadzenie ludzi przez zmianę. To najbardziej wyróżnia nas na tle konkurencji. Tam gdzie inni skupiają się na kwestiach czysto technicznych, my skupiamy się na ludziach: na tym, żeby proces zmiany był dla nich jak najłagodniejszy, żeby budować rozwiązania wspólnie i żeby zmiana utrzymała się na stałe.

Komunikacja: jedno miejsce na rozmowy i ustalenia zamiast pięciu równoległych kanałów.

Wiedza i dokumenty: jeden dysk, jedna wersja prawdy, jasna struktura folderów.

Zarządzanie pracą: jeden system zadań, priorytetów i terminów widoczny dla całego zespołu.

Narzędzia i licencje: przegląd subskrypcji, odchudzenie zbędnych, świadomy dobór tego, co zostaje.

Szkolenie i adopcja: uczymy zespół nowego sposobu pracy, żeby zmiana się przyjęła.

Co dokładnie robimy w ramach uporządkowania środowiska pracy

Zakres dopasowujemy do Twojego wyzwania. Nie wdrażamy niczego na siłę. Pracujemy na tym, co realnie boli Twój zespół. Zwykle patrzymy na pięć obszarów.

Komunikacja i przepływ informacji

Gdzie zapadają u nas ustalenia i czy da się do nich wrócić?
Ile kanałów komunikacji mamy naprawdę, a ile z nich potrzebujemy?
Czy ważne informacje giną między mailem, czatem i telefonem?

Wiedza i dokumenty

Mamy jedną wersję prawdy czy pięć kopii tego samego pliku?
Ile czasu ludzie tracą na szukanie dokumentów?
Co dzieje się z wiedzą, gdy ktoś odchodzi z firmy?

Zarządzanie pracą i zadaniami

Widać, kto nad czym pracuje, bez pytania i spotkań statusowych?
Czy zadania się dublują albo giną?
Czy priorytety są dla zespołu jasne?

Narzędzia i subskrypcje

Za ile narzędzi płacimy, a z których naprawdę korzystamy?
Czy da się połączyć kilka subskrypcji w jedną?
Czy mamy kontrolę nad tym, gdzie są nasze dane?

Szkolenie i adopcja zmiany

Czy zespół wie, jak korzystać z narzędzi, które ma?
Czy nowe rozwiązania faktycznie się przyjmą?
Jak przeprowadzić ludzi przez zmianę bez oporu?

Raport z audytu środowiska pracy

Plan wdrożenia (mapa drogowa)

Dokumentacja zasad i standardów

Co dokładnie dostajesz w ramach uporządkowania środowiska pracy

Wszystko realizujemy zdalnie. Dostajesz konkretne dokumenty i wdrożone zmiany, które zostają u Ciebie i możesz z nich korzystać dalej. Nic nie znika po zakończeniu współpracy.

Raport z audytu środowiska pracy: gdzie ucieka czas, co działa, co warto poprawić.
Rekomendacje z priorytetami: co wdrożyć najpierw i dlaczego.
Plan wdrożenia: kolejne kroki, milestone’y i orientacyjny czas.
Ustandaryzowane środowisko pracy: uporządkowane narzędzia i dokumentacja zasad pracy.
Szkolenia zespołu: z nowego sposobu pracy, żeby zmiana się przyjęła.

Zobaczmy, jak to wygląda w Twojej firmie

30 minut rozmowy z konsultantem. To nie jest prezentacja sprzedażowa. Opowiesz, jak dziś pracuje Twój zespół i gdzie tracicie czas, a my podpowiemy, gdzie jest największa przestrzeń do poprawy.

Umów bezpłatnie konsultację

Tomasz Nalewajk +48 660 079 773 · tomasz.nalewajk@firmis.pl

Jak przebiega uporządkowanie środowiska pracy - krok po kroku

Pracujemy w tempie dopasowanym do Twojej firmy. Audyt zwykle zajmuje kilka tygodni, wdrożenie idzie kolejnymi krokami.

1 1 tydzień

Rozmowa wstępna i obraz z lotu ptaka

Rozmawiamy z Tobą i zarządem o wyzwaniach: z jakich systemów korzysta firma i z kim w zespole warto porozmawiać. To punkt wejścia, zanim wejdziemy głębiej.

2 1-2 tygodnie

Rozmowy z menedżerami działów

Sprawdzamy, z jakich narzędzi korzystają zespoły i gdzie tracą najwięcej czasu. Pytamy, co ich najbardziej frustruje i gdzie widzą pole do usprawnień.

3 w ramach audytu

Raport i rekomendacje

Pokazujemy właścicielowi, gdzie ucieka czas, co najbardziej boli ludzi i co proponujemy zmienić. To pierwszy namacalny efekt: konkretny obraz sytuacji plus lista rekomendacji.

Decyzja i plan działania

Wspólnie ustalamy, co wdrażamy, w jakiej kolejności i w jakim tempie. Układamy milestone’y z orientacyjnym czasem. Ty decydujesz, jak daleko chcesz zajść.

Wdrożenie krok po kroku

Wdrażamy zmiany małymi krokami, zaczynając od tych, które dają efekt najszybciej. Szkolimy zespół, zbieramy feedback i poprawiamy, a potem bierzemy kolejny obszar z listy.

Bieżący kontakt

Na bieżąco dostajesz informacje, na jakim etapie jesteśmy. Wiesz, co się dzieje i nie musisz o to dopytywać.

Wideo z ekspertem

Na czym polega uporządkowanie środowiska pracy

Póki co, zamiast dedykowanego nagrania, udostępniamy powtórkę naszego webinaru. Konrad Rozwarski opowiada w nim o nowoczesnym ekosystemie firmy: gdzie ucieka czas zespołu, jak uporządkować środowisko pracy i narzędzia oraz jak przygotować grunt pod automatyzację procesów i pod wdrożenie AI.

Powtórka webinaru Nowoczesny Ekosystem Firmy, prowadzi Konrad Rozwarski

Zobacz powtórkę webinaru „Nowoczesny Ekosystem Firmy”

Umów konsultację

Co zmienia uporządkowanie środowiska pracy

Stan obecny (ręcznie)
Co automatyzujemy
Stan po wdrożeniu

Komunikacja rozproszona po mailu, czacie i telefonie

Jedno miejsce na rozmowy i ustalenia

Mniej czasu na odtwarzanie ustaleń, szybsze decyzje

Kilka wersji tego samego pliku w różnych miejscach

Jeden dysk i jasna struktura folderów

Krócej szukasz plików, koniec pracy na starej wersji

Zadania w głowach i w mailach

System zadań z priorytetami i terminami

Mniej spotkań statusowych, nic nie ginie w zadaniach

Kilkanaście subskrypcji, część nieużywana

Przegląd i odchudzenie narzędzi

Niższe koszty subskrypcji, mniej rozproszenia

Know-how wyłącznie w głowach pracowników

Dokumentacja zasad i standardów

Szybszy onboarding, odejście pracownika nie paraliżuje firmy

Każdy używa narzędzi po swojemu

Szkolenia i wspólny standard pracy

Mniej błędów, praca bardziej przewidywalna, wyższe bezpieczeństwo danych

Czego możesz się spodziewać po uporządkowaniu środowiska pracy

Każda firma zaczyna z innego miejsca, dlatego wskaźniki dobieramy indywidualnie. Ale dobrze wiadomo, ile czasu firmy tracą dziś na nieuporządkowane środowisko pracy i to dobrze pokazuje, czego możesz się spodziewać po wdrożeniu.

20-30%*

Czas na samo szukanie informacji

Tyle czasu pracownicy biurowi tracą na samo szukanie informacji i dokumentów (McKinsey, IDC). Uporządkowany dysk i sensowne wyszukiwanie odzyskują dużą część tego czasu.

~60%*

Praca o pracy

Tyle dnia pochłania praca o pracy: przełączanie między aplikacjami, statusy, szukanie informacji (Asana, Anatomy of Work). Porządek w narzędziach zbija ten udział.

~50%*

Czynności powtarzalne

Tyle czasu w pracy biurowej idzie na powtarzalne, mało twórcze czynności (ProcessMaker). To pierwszy kandydat do uproszczenia, a potem do automatyzacji.

Mniej etatów

Lepiej wykorzystani ludzie

Odzyskany czas zespołu często zastępuje kolejną rekrutację. Lepiej wykorzystujesz ludzi, których już masz.

Krótszy onboarding

Wiedza w systemie

Gdy wiedza jest w systemie, a nie w głowach ludzi, nowy pracownik wdraża się szybciej.

Mniej spotkań

Koniec spotkań statusowych

Gdy status pracy widać w jednym miejscu, część spotkań przestaje być potrzebna.

Liczby oznaczone gwiazdką pochodzą z badań branżowych (Asana Anatomy of Work, McKinsey i IDC, ProcessMaker) i opisują skalę marnowanego czasu, a nie gwarantowany wynik. Pozostałe efekty to obserwacje z naszych projektów. Konkretny zakres dla Twojej firmy ustalamy na etapie audytu.

Jak to wygląda w praktyce

Konkretnych klientów tej usługi zwykle nie możemy nazwać po imieniu. Dzielą się z nami wewnętrznymi danymi, a my szanujemy ich prywatność. Ale typowy scenariusz z naszej praktyki wygląda tak.

STUDIUM PRZYPADKU · ANONIMIZOWANE

Firma handlowa, ~40 osób - koniec chaosu w komunikacji i plikach

Problem Wdrożenie nowego produktu angażowało większość działów, a komunikacja krążyła po siedmiu kanałach naraz: mailach, załącznikach, dysku, czacie, spotkaniach, wideokonferencjach i telefonach. Informacje o jednym projekcie były rozsiane po wszystkich z nich, więc jakość i skuteczność komunikacji zależała od tego, kto akurat ją prowadził. Zaległości na skrzynkach działały na zespół demotywująco.

Diagnoza Zaczęliśmy od warsztatów i mapy obecnego przepływu informacji. Wniosek był prosty: narzędzi jest za dużo, a żadne nie pełni roli centrum. Cel, jaki ustaliliśmy, to ograniczenie liczby narzędzi i uproszczenie obiegu informacji.

Wdrożenie Zredukowaliśmy środowisko pracy do trzech filarów: jednego systemu do zarządzania pracą jako centrum informacji o projekcie, współdzielonego dysku jako źródła plików oraz komunikatora do rozmów doraźnych. Wprowadziliśmy wspólny standard nazewnictwa i struktury, powołaliśmy zespół roboczy z liderką projektu i pracowaliśmy iteracyjnie, poprawiając rozwiązanie po drodze.

Efekty Komunikacja o projektach przeniosła się do jednego systemu, skończyły się maile „do wszystkich”, a przekazywanie zadań na urlopach i wdrażanie nowych osób stało się łatwiejsze. Zespół przestał się gubić w narzędziach i odzyskał czas na właściwą pracę.

7 → 3

narzędzia komunikacji

Mniej maili

wewnątrz zespołu

z ~miesiąca do ~tygodnia

onboarding nowej osoby

Potrzebujesz czegoś prostszego?

Wdrażamy też pojedyncze rozwiązania, bez pełnego projektu porządkowania środowiska pracy. Jeśli wiesz, co konkretnie chcesz poprawić, zaczynamy od tego.

Wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami

Dobieramy narzędzie pod Twój sposób pracy, ustawiamy je i szkolimy zespół. Status projektów widzisz w jednym miejscu, zamiast dopytywać o niego na spotkaniach.

Uporządkowanie SharePointa i dysku firmowego

Struktura folderów, nazewnictwo i uprawnienia ułożone tak, żeby pliki dawały się znaleźć. Zespół pracuje na jednej, aktualnej wersji dokumentu.

Porządkowanie baz danych

Rozproszone i zdublowane dane scalamy w jedną spójną bazę: produktową, kontrahentów albo cenową. Handel, magazyn i marketing patrzą wtedy na te same liczby.

Dobór i wdrożenie narzędzi specjalistycznych

CRM, system do ofertowania, obieg dokumentów albo narzędzie pod specyfikę Twojej branży. Dobieramy je pod proces, a nie pod dostawcę, i wdrażamy razem z zespołem.

Budowa jednego centrum wiedzy

Procedury, instrukcje i know-how zespołu trafiają w jedno miejsce z sensownym wyszukiwaniem. Nowa osoba wdraża się szybciej, a wiedza zostaje w firmie, gdy ktoś odchodzi.

Umów bezpłatnie konsultację

Najczęściej zadawane pytania

To usługa, w której porządkujemy cyfrowe systemy firmy: komunikację, dyski, pliki i narzędzia do zarządzania pracą. Przeglądamy to, z czego korzysta zespół, odchudzamy zbędne narzędzia, ustawiamy resztę tak, by wspierała pracę, a zespół szkolimy z nowego sposobu działania. Pracujemy w trzech poziomach dojrzałości i dobieramy poziom do gotowości firmy.

To trzy różne usługi. Uporządkowanie środowiska pracy to fundament: robimy porządek w narzędziach i sposobie pracy. Automatyzacja procesów to kolejny krok. Sprawiamy, że powtarzalne zadania dzieją się same. Wdrożenie AI idzie jeszcze szerzej. Kolejność ma znaczenie: nie da się sensownie automatyzować ani wdrażać AI tam, gdzie w narzędziach panuje bałagan.

Dla firm 10-150 osób, w których ludzie pracują na wielu narzędziach naraz i tracą czas na szukanie informacji oraz pracę o pracy. Świadomie nie pracujemy z największymi korporacjami. Nasza metoda jest dostosowana do średnich firm i tam sprawdza się najlepiej.

Nie w takim zakresie. Nie obsługujemy zgłoszeń technicznych ani bieżącego wsparcia informatycznego. Odpowiadamy za projekt środowiska pracy, dobór i ułożenie narzędzi oraz przeszkolenie zespołu. Czysto techniczne zadania, jak konfiguracja uprawnień, realizujemy w razie potrzeby z partnerem technicznym, a szczegóły zakresu ustalamy indywidualnie.

Audyt zwykle zajmuje około 2-4 tygodni, zależnie od wielkości zespołu i liczby rzeczy do poprawy. Wdrożenie trwa od jednego do nawet sześciu miesięcy. Zależy to od zakresu zmian, złożoności rozwiązań i tempa po stronie firmy. Dokładny plan i czas przedstawiamy po audycie.

Każdy projekt wyceniamy indywidualnie, bo koszt zależy od wielkości zespołu i zakresu wdrożenia. Na bezpłatnej konsultacji i po audycie widać, ile pracy realnie jest do zrobienia. Dopiero wtedy przedstawiamy konkretną wycenę. Nie wyceniamy usługi w ciemno.

Na etapie audytu rozmawiamy głównie z Tobą i menedżerami działów, więc obciążenie jest niewielkie. Przy wdrożeniu potrzebujemy trochę czasu zespołu na szkolenia i feedback, ale wdrażamy w tempie firmy, a nie kosztem bieżącej pracy. Zależy nam, żeby zmiana się przyjęła, a nie żeby została tylko ogłoszona.

Audyt to dopiero początek. Po nim wdrażamy zmiany krok po kroku, szkolimy zespół i poprawiamy rozwiązania po drodze. Celujemy w to, żeby po zakończeniu współpracy Twój zespół potrafił samodzielnie utrzymać porządek.

Zwykle nie. Bardzo często wystarczy odchudzić to, co już masz i lepiej ustawić istniejące narzędzia. Czasem korzystamy z darmowych albo tanich rozwiązań, a czasem po prostu z tego, za co firma już płaci, ale nie wykorzystuje pełni potencjału. Nie sprzedajemy żadnego konkretnego narzędzia i nie mamy umów z żadnymi dostawcami. Dobieramy to, co realnie pasuje do Twojej firmy.

Nie jest to konieczne, ale bardzo ułatwia cały proces i rekomendujemy najpierw zająć się środowiskiem pracy. Automatyzacja procesów i wdrożenie AI dają realną wartość dopiero wtedy, gdy środowisko pracy jest uporządkowane. Inaczej automatyzujesz bałagan albo wdrażasz narzędzie, z którego nikt nie korzysta. Dlatego wielu klientów zaczyna właśnie od uporządkowania podstaw.

Dla kogo jest uporządkowanie środowiska pracy?

Ta usługa jest dla Ciebie, jeśli:

Twój zespół liczy 10-150 osób i pracuje na wielu narzędziach naraz.
Ludzie tracą czas na szukanie informacji, przeklejanie danych i pracę o pracy.
Płacisz za narzędzia, z których część jest nieużywana albo dubluje inne.
Chcesz uporządkować podstawy pod automatyzację procesów i wdrożenie AI.
Jesteś gotów wprowadzić zmianę i przeprowadzić przez nią zespół (z naszą pomocą).

Co po uporządkowaniu środowiska pracy? Nie zostajesz sam.

Uporządkowane środowisko pracy to fundament. Gdy już działa sprawnie, otwiera drogę do kolejnych kroków, zwykle jednego z tych trzech.

Wdrożenie automatyzacji procesów

Gdy podstawy są ułożone, powtarzalne zadania mogą zacząć dziać się same.

Sprawdź usługę

Audyt gotowości na AI

Sprawdzamy, czy Twoja firma jest gotowa na AI i od czego zacząć.

Sprawdź usługę

Mapowanie procesów

Zanim ułożysz narzędzia pod proces, warto zobaczyć ten proces na papierze.

Sprawdź usługę

Pogłębiona wiedza o środowisku pracy i porządku operacyjnym

Zobacz wszystkie artykuły

Umów bezpłatnie konsultację

Opowiedz, z jakim wyzwaniem się mierzysz. Wspólnie wypracujemy możliwe kierunki współpracy.

Prosimy o służbowy adres e-mail, bo odpowiedź wyślemy właśnie na niego. Wiadomości na darmowe skrzynki (na przykład wp.pl, o2.pl, interia.pl) mogą nie dotrzeć.
Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Konsultacja jest bezpłatna i nie zobowiązuje do współpracy.

Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Konsultacja jest bezpłatna i nie zobowiązuje do współpracy.